Praktični vodič za zaštitu podataka (GDPR) (v04)
Zaštita podataka odnosi se na podatke o članovima ili osobne podatke drugih uključenih osoba kao što su gosti, posjetitelji ili govornici.
![Alt Text](/assets/images/606301693ef69-a234815ccc6958ddbce51928f82ead35.jpg)
Zaštita podataka članova
Moraju se poštovati sljedeća načela:
1
Svaka osoba mora imati svoje vjerodajnice (korisničko ime + lozinka). Vjerodajnice se ne smiju dijeliti s drugim osobama.
2
Pojam "osobni podaci" uključuje sve podatke o osobi, odnosno ime, ime, datum rođenja, adresu, e-mail, broj telefona. profesija, tvrtka, mjesto rada, ime partnera itd.
3
Objava osobnih podataka izvan Rotaryja ili Rotaracta dopuštena je samo uz izričit pristanak osobe. Mora biti navedeno koji će podaci biti proslijeđeni kome i za koju svrhu.
Praktični primjeri:
Ne-rotarijanski pomoćnik tajnika kluba može biti registriran kao "Ostali kontakt" u klubu, imati svoje vjerodajnice i može imati odgovarajuća administrativna prava. Udovica može biti registrirana kao "Ostali kontakt" u klubu, imati vlastiti pristup i tako sudjelovati u životu kluba. Restoran se može registrirati kao "Ostali kontakt" u Klubu, imati vlastiti pristup i primati e-mailom obavijesti o prijavi/otkazu za ručak/večeru, s pripadajućim odabirom jelovnika, ili provjeriti prijave na webu događaja stranica.
Distribucija popisa članova unutar kluba, za interne potrebe, moguća je bez izričite suglasnosti članova. Isto vrijedi i za Distrikt. Otkrivanje podataka o članovimane-rotarijanskoj organizaciji ili tvrtki(također tvrtki člana) dopušteno je samo uz izričit pristanak članova.
Zaštita ostalih osobnih podataka
Takve osobe su gosti i govornici koji sudjeluju na Rotary događanjima. Moraju se poštovati sljedeća načela:
Objavljivanje podataka o gostima i govornicima izvan Rotaryja (tj. javno) dopušteno je samo uz izričit pristanak osobe. Mora biti navedeno koji će podaci biti proslijeđeni kome i za koju svrhu. Pojam "osobni podaci" uključuje sve podatke o osobi, odnosno ime, ime, datum rođenja, adresa, e-mail, brojtelefona , zanimanje, poslodavac, mjesto rada, položaji sl.
Praktični primjeri:
- Klupsko predavanje dr. Hansa Mustermanna sa Sveučilišta u Baselu na temu "Istraživanje lijekova bez testiranja na životinjama" može se javno objaviti samo uz suglasnost dr. Mustermanna. Mora biti jasno koja se informacija gdje objavljuje.
- Klupsko predavanje dr. Hansa Mustermanna sa Sveučilišta u Baselu na temu "Istraživanje lijekova bez testiranja na životinjama" može se, bez njegovog pristanka, najaviti samo Rotarijancima i Rotaraktovcima, tj. dostupno na webu nakon prijave, s objavom za najviše "Svi članovi (svi klubovi)".
- Događaj distrikta kao što je PETS, konferencija distrikta, seminar itd. bit će vidljiv samo rotarijancima i rotarakovcima, tj. nakon prijave, s vidljivošću ne više od "Svi članovi (svi klubovi)".
- Dobrotvorni koncert Rotaryja ili turnir u golfu mogu se javno objaviti. Pristanak treba tražiti od izvođača i/ili organizatora koji su imenovani.
Vidljivost "Članovi odbora (matični klub)" i "Članovi odbora i odbora (matični klub)" ovisi o internoj politici privatnosti kluba i nema nikakve veze sa zaštitom podataka.
Preporuke za postavljanje vidljivosti dogadjaja:
- Događaj u kojem mogu sudjelovati samo članovi kluba trebao bi biti vidljiv samo članovima kluba.
- Događaj kojem mogu prisustvovati samo članovi Uprave i Povjerenstva može biti vidljiv svim članovima kluba ili samo članovima Uprave i Povjerenstva, ovisno o ustroju kluba. RI preporučuje da zapisnici odbora budu dostupni članovima kluba.
Definicija razina vidljivosti
- Odbor => vidljivo samo nakon prijaveza članove odbora
- Odbor i komisije => vidljivosamo nakon prijaveza članove odbora i odbora.
- Svi članovi matičnog kluba=> vidljivo samo nakon prijave za članove kluba, goste, potencijalne korisnike i ostale kontakte
- Vlastiti distrikt => vidljivo samo nakon prijaveza Rotarijance + Rotaractere iz vlastitog distrikta
- Svi članovi => vidljivi samo nakon prijaveza Rotarijance + Rotaractere u CH&FL, odn. Francuska, odn. Belux itd...
- Teaser => prva 3 retka vidljiva bez prijave, ostatak tek nakon prijave za sve članove.
- Članovi i anonimni posjetitelji => svi, vidljivo bez prijave
Praktična upotreba
- Sastanci odbora: Vidljivost=> Odbor
- Sastanci odbora s odborima: Vidljivost =>Odbor i odbori
- Godišnji sastanak kluba, glavna skupština: Vidljivost => Svi članovi vlastite jedinice
- Božićni događaj ili ograničeni klupski događaj: Vidljivost => Svi članovi vlastite jedinice
- Klupski ručak sa ili bez zvučnika: Vidljivost => Svi članovi
- Newsletter / izvješće / minute: Vidljivost =>Svi članovi
- Fotogalerije: Vidljivost =>Svi članovi
- Projekt kluba: Vidljivost =>Svi
- Okružni događaj: Vidljivost => Vlastiti okrug
- Javni događaj kao što je dobrotvorni koncert ili golf turnir: Vidljivost =>Svi